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( diese Seite könnt ihr auch unter hilfe.netzbegruenung.de/gruppenordner erreichen)

Allgemein

In der Wolke  siehst du Ordner, die automatisch und zentral geteilt sind. Du siehst die Ordner, die zu deinen Gliederungen passen und erkennst sie an diesem Ordnersymbol. Image Removed

Hier das Beispiel für eine Person aus dem Landesverband Baden Württemberg (101), dem Kreisverband Esslingen (101009) und dem Ortsverband Esslingen (10100903):

Die Nummern bezeichnen den sogenannten Gliederungsschlüssel, nach dem intern die Zugriffsrechte der Mitglieder verteilt werden. Der erste Ordner ist der Ordner des Ortsverbands, der zweite ist dem Kreisverband zugeordnet. Danach folgen Ordner für den Landes- und den Bundesverband.

In den Ordnern selbst kann niemand schreiben. Aber Wolke Redakteur*innen können Gruppenordner erstellen und Personen als Gruppenadministrator*innen benennen welche wiederum über Gruppenmitgliedschaften entscheiden können.

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Gruppenordner in der Wolke

Gruppenordner ermöglichen es, Dateien unabhängig von zeitlich begrenzten persönlichen Amts- oder Mandatszeiten zu verwalten. Gruppenordner gehören deswegen nicht einer Person, sondern sind stattdessen Gliederungen zugeordnet. Mit der neu eingeführten Rolle Wolke Redakteur:in in der Mitgliederverwaltung Sherpa bekommen Personen die Möglichkeit, innerhalb ihrer Gliederung weitere Gruppenordner zu erstellen und zu verwalten. Diese weiteren Gruppenordner können beispielsweise für die Vorstandsarbeit, Landesarbeitsgemeinschaften oder Arbeitskreise verwendet werden.

Note
titleDirektes schreiben im Gliederungsordner nicht möglich:

Es ist nicht mehr möglich direkt im Glierdungsordner Dateien abzulegen. Jetzt müssen eure Wolke-Redakteur*innen Gruppenordner erstellen und die entsprechenden Rechte die Nutzer*innengruppen vergeben.

Strukturierung der Gruppenordner

Es empfiehlt sich, die Gruppenordner an existierenden Organisationsstrukturen zu orientieren. Das heißt, dass AKs, LAGs, Ausschüsse, etc jeweils einen eigenen Gruppenordner bekommen. Dieses System ist für Mitglieder leicht verständlich, da es die gleichen Strukturen sind, die sie bereits kennen. Die jeweiligen Sprecher*innen können dann als Administrator*innen für diesen Ordner eingetragen werden. Damit werden sie befähigt, selbst die weiteren Nutzer*innen für den Gruppenordner zu verwalten. Das verteilt den Verwaltungsaufwand für die Gruppenordner auf verschiedene Personen, und die jeweiligen Strukturen sind eigentständig handlungsfähig.

Vergabe der Redakteuer:innenrolle

Die Rolle Wolke Redakteur:in muss zunächst über die Mitgliederverwaltung Sherpa vergeben werden. Sprecht hierfür eine Person mit Sherpa-Zugang innerhalb eurer Gliederung an.

Tip

Die Rolle Wolke Redakteur:in sollten nach Möglichkeit Mitglieder des Vorstands erhalten, da sie letztendlich die Möglichkeit haben sich jeder Gruppe selbst zuzuordnen.

Voraussetzungen erfüllen - In Sherpa Rolle 'Wolke-Redakteur:in' hinzufügen

  1. Anmelden im Sherpa

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  • die jeweilige Person suchen und den Datensatz anzeigen lassen

  • den Reiter Funktionen auswählen

  • unten bei Rollen Hinzufügen anklicken.

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2. Rolle hinzufügen

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3. Im Feld Kategorien Grünes Netz - Technische Rollen anklicken  und  Redakteur*in für OV oder KV auswählen.

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4. Speichern

Vergiss nicht, am Ende die Einstellung zu Speichern.          

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Prüfen der Voraussetzungen - Redakteur:innen-Rolle hinzugefügt?

Falls du dir nicht sicher bist, ob du die Rolle Wolke Redakteur*in bekommen hast, kannst du das prüfen:

  1. Klicke auf diesen Link:
    https://service.gruene.de/simplesaml/module.php/core/authenticate.php?as=test-sp
  2. Melde dich dazu im grünen Netz an.
  3. Prüfe ganz weit unten in SherpaGruppenNamen ein Eintrag  mit Grünes Netz - Grüne Wolke LV/KV/OV - Redakteur*in auftaucht.

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Nutzung als Wolke-Redakteur*in

Erste Schritte - Bevor es losgeht

Bitte logge dich einmal aus und wieder ein. Damit werden die Rollen aus dem SAML-Login bzw. von Sherpa in die Wolke übertragen.

Info
titleFehlende Ordner oder grüner Balken

Falls du 'deine' Ordner oder den Grünen Balken nicht siehst, drücke  bitte die Tastenkombination: STRG/CTRL + SHIFT + R (shift= die Taste mir der ihr Buchstaben groß schreibt). Damit wird die Seite nochmal ohne Zwischenspeicher geladen

Auffinden und Überblick des neuen Redakteur*innenbereichs

Klicke auf den grünen Balken im Ordner deiner Gliederung, dort bekommst du:

  1. eine Übersicht aller vorhanden Gruppenordner außer den Ordnern: Vorstand, Vorstand  & Geschäftsführung. Diese werden automatisch nur den Personen zugewiesen, die diese Rollen auch in Sherpa eingetragen haben.
  2. Dateien, die vorher im Gruppenordner eurer Gliederung mit der Endung "(Alle Mitglieder)" lagen, sind nun für alle Mitglieder im neuen Ordner im Unterordner "Archiv" abgelegt. Ihr könnt die Nutzungsrechte auch ändern, um sie den Gruppen zuzuteilen, die in Zukunft damit arbeiten werden.

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Erstellen und verwalten von Gruppenordnern

Info
titleLöschen von Gruppen

Gruppen können nur umbenannt aber nicht gelöscht werden. Ihr könnt sie für die Zeit der Nichtverwendung für andere Personen unsichtbar machen in dem ihr die Berechtigungsprofile (s.u.) dem entsprechend einstellt.

  1. Um neue Gruppenordner zu erstellen, klicke in der Übersicht auf Hinzufügen

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2. Die Eingabemaske besteht aus drei Teilen, die untereinander angeordnet sind.

...

  • Sherpagruppe: Autovervollständigt die  vorhanden Gruppen aus der Sherpadatenbank, um Funktionsträger:innen oder einzelnen Gliederungen Dateien zugänglich zu machen
  • Benutzer*in: Suche nach Namen von Persone
  • Nextcloudgruppe: Suche nach nativen Nextcloudgruppen, empfiehlt sich nur für erfahrene Nutzer*innen

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Note
titlefehlende Benutzer*innen

Die Personen müssen sich mindestens einmal in der Wolke eingeloggt haben, damit der Name auswählbar ist.

Warning
titleKeine Kreise

Es handelt sich hierbei nicht um die Kreise

Im Folgenden ein Beispiel der AG Netzpolitik dürfen

  • Gruppenadminstrator:innen: lesen,schreiben, Dateien erstellen, löschen und auch teilen
  • Gruppenmitglieder: lesen, schreiben, Dateien erstellen und teilen, aber nicht löschen
  • Gliederungsmitglieder: lesen und Dateien teilen, aber nicht schreiben, erstellen oder löschen

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Hier ist bereits eine Person als Gruppenadminstrator*in benannt:

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Klicke anschließend auf speichern und dann kannst du alle Rechte und Benutzer:innen prüfen.

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Im Hauptordner eurer Gliederung den neuen Gruppenordner auffinden:

Info

insofern ihr selbst Teil des Personenkreises seid

Nutzung als Gruppenadministrator:in

Als Sprecher*in einer AG/AK wird dir die Wolke-Redakteur*in eurer Gliederung einen Gruppenordner zuweisen. Als Gruppenordneradministator*in kannst du die Mitlieder deiner AG, eurem Ordner zuweisen.

Info
titleBerechtigungen

Die Berechtigungen bestimmt die Wolke-Redakteur*in, bitte sie/ihn im Zweifelsfall diese anzupassen.

  1. Öffne den Ordner innerhalb deiner Gliederung.

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2. Klicke auf den grünen Balken unterhalb des Ordnernamens.

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Du bist nun auf der Übersichtsseite deines Gruppenordners in dem dir gezeigt wird: 

  • Wie die Berechtigungsprofile eingestellt sind
  • Welche Personen Gruppenadministrator*innen sind
  • Welche Personen Mitglied in deiner Gruppe sind

3. klicke nun auf Bearbeiten um die Gruppenmitglieder zu verwalten.

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Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten:

a) Benutzer*innen ihrem Namen nach zu Suchen:

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b) Gliederungen und Funktionsinhaber*innen anhand der ihnen Zugeteilen Sherpa-Gruppen auszusuchen.

4. Klicke auf Speichern um deine Bearbeitung zu Beenden

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Du solltst dann auf der Übersichtsseite der Gruppenadministration eure angenommenen Änderungen sehen können.

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Aufzeichnung des Webinar

Eine Aufzeichnung des Webinars zu diesem Thema findet ihr unter:

https://peertube.netzbegruenung.de/videos/watch/19aac3cf-a04c-440e-94e2-e0b29dd1510b